【前編】では、経費の基本と具体例について解説しました。
今回は【後編】として、今日からすぐに実践できる経費計上の具体的なやり方と、重要なポイントを解説します。
難しそうに見える経費計上も、たった4つのステップで驚くほど簡単に始められます！
＜目次＞
１．どうやるの？経費計上の４STEP
STEP1：領収書やレシートを集める
STEP2：「会計ソフト」でサクッと帳簿付け！
STEP3：プライベートとの「按分（あんぶん）」を忘れずに！
STEP4：高額なものは「減価償却（げんかしょうきゃく）」に！
２．これだけは押さえて！経費計上のポイント
まとめ
１．どうやるの？経費計上の4STEP
難しいことはありません！次の4つのステップで、誰でも簡単に経費を計上できます。
STEP1：領収書やレシートを集める
経費として認められるには、その支出が本当に仕事で使われたものだという「証拠」が必要です。
証拠とは、領収書やレシート、購入履歴のスクリーンショットのことです。
これらは、税務署からの問い合わせがあったときに提示を求められることがあります。
必ず最低7年間（青色申告は10年間）は大切に保管してくださいね。
💡ポイント
- どんなに少額でも、領収書やレシートは必ずもらう！
- 感熱紙のレシートは注意！： 時間が経つと文字が消えやすいので、スマホで写真を撮ってデータ化したり、コピーを取っておくと安心です。
- オンラインでの購入やサブスクの場合：購入履歴の画面をスクリーンショットで保存したり、サービスからの確認メールを大切に保管しましょう。
STEP2：「会計ソフト」でサクッと帳簿付け！
次は、集めた領収書やレシートを記録していきます。これを「帳簿付け」と言います。
「いつ・誰から・誰へ・何のお金を・いくらやり取りしたか」を記録します。
どうやったらいいか分からない. . . そんな方におすすめなのが「会計ソフト」の活用です！
💡会計ソフトのここがスゴイ！
- 難しい帳簿付けも、領収書の金額を入力するだけで自動でやってくれる
- 銀行口座やクレジットカードと連携すれば、自動で明細を取り込んでくれる
- スマホアプリで外出先からも入力できる
- 確定申告書もボタン一つで自動で作成できる
【代表的な会計ソフト】
・やよいの青色申告
・freee会計
・マネーフォワードクラウド確定申告 など
因みに、私は「やよいの青色申告 オンライン」を使っています!
多くの会計ソフトは無料お試し期間があるので、実際に使ってみて自分に合うものを探してみましょう。
STEP3：プライベートとの「按分（あんぶん）」を忘れずに！
自宅を仕事場にしている場合や、私用と兼用しているスマホなど、「プライベートでも使ってるけど、仕事でも使ってる」というものがありますよね。
仕事に使っている割合だけを経費にできるので、必ず分けて計算をしましょう。
これを「家事按分（かじあんぶん）」と言います。
- 家賃： 10畳のリビングのうち、仕事に使うデスクスペースが4畳なら40%
- 電気代： 1日10時間、家で電気を使っているとして、そのうち8時間仕事で使っているなら80%
- インターネット代： 仕事で大量のデータ通信をするなら70〜80%。プライベートでも動画視聴が多いなら50〜60%など
按分する割合に厳密なルールはありませんが、税務署に納得してもらえるような割合を設定することが大切です。
STEP4：高額なものは「減価償却（げんかしょうきゃく）」に！
パソコンや高性能カメラ、専用のソフトウェアなど、10万円以上の高額な物品は、購入した年に全額経費にはできません。
これらは「減価償却」という方法で、決められた期間（耐用年数）に分割して経費にしていきます。
例えば、 20万円のパソコン（耐用年数4年）を購入した場合、毎年5万円ずつ4年間にわたって経費に計上します。
ただし、青色申告をしているフリーランスは、「少額減価償却資産の特例」という制度を使えば1つの値段が「30万円未満」の仕事用のモノなら購入した年にまとめて全額を経費にできるという特別ルールがあります！
年間でこの特例を使える金額には合計300万円までという上限があります。
２．これだけは押さえて！経費計上のポイント
経費を計上するときは、以下の4つのポイントに気をつけましょう。
① 経費は「使えば使うほど良い」わけではない！
「経費にできるなら、たくさん使った方が得だ！」と思う方もいるかもしれません。
しかし、経費とは「自分の懐からお金が出ていく支出」です。
税金は安くなりますが、手元の現金は減ってしまいます。
本当に仕事に必要なものかを吟味し、無駄な出費は控えましょう。
② 支払ったのが自分じゃなくても経費にできるケースも
たとえば、仕事の打ち合わせで4人で会食をしたとき、自分が全額を支払わず、他の人が支払った場合でも、領収書を自分が受け取れれば、その領収書は経費として計上できます。
ただし、必ず仕事に関する支出であることが前提です。
③ 領収書やレシートは、確定申告で提出しない！
「確定申告のときに領収書も一緒に送るのかな？」と心配している方もいるかもしれませんが、確定申告書と一緒に領収書やレシートを税務署に提出することはありません。
税務署の人が経費を細かくチェックしているわけではないんです。
万が一、税務署に提示を求められた場合、すぐに提出できるようにきちんと整理して保管しておきましょう。
④ やりすぎはNG！
不自然に高額な経費計上や、雑費が極端に多いなどは、税務署から「本当に仕事に必要なの？」と疑われる原因になります。
正直かつ、適切な金額を計上しましょう。
まとめ
「経費計上」は、業務委託のフリーランスが賢く税金を抑えるための強力な武器です。
難しく考えがちな経費ですが、会計ソフトを使うことで、あっという間に帳簿付けができます！
経費を味方につけて、最大限に手元にお金を残しましょう！